淺談檔案公共服務能力的提升

      近年來，我國檔案部門也加大了檔案公共服務的力度。2009年全國檔案館工作會議首次正式提出建設公共檔案館的目標，此后每一年國家檔案局的工作報告都把檔案公共服務作為重要工作來部署^[1]。檔案公共服務在越來越多的地方實行，被越來越多的人關注。但是，檔案公共服務能力的提升還面臨不少制約因素，在諸多方面仍需努力改進。

檔案館公共服務能力概述

檔案館公共服務能力是指檔案館為社會公眾提供信息資源、知識服務等方面的能力。隨著社會信息化程度的提高和公眾對知識、文化需求的增加，檔案館公共服務能力的重要性日益突顯。提高檔案館公共服務能力，可以為公眾提供更加全面、深入的信息資源和知識服務，促進文化遺產的保護和傳承。它是檔案館向社會開放、服務社會的重要表現形式，是檔案館承擔社會責任的具體體現，也是檔案館保護和傳承文化遺產的重要手段之一^[2]。

檔案館提高自身公共服務能力的必要性主要體現在以下幾個方面：一是符合時代發展趨勢和公眾需求，二是推動檔案館事業健康發展，三是提高檔案館的社會影響力和公信力^[3]。隨著信息化時代的到來和公眾對知識、文化需求的增加，檔案館公共服務能力的重要性日益突顯。檔案館公共服務能力的提高可以為公眾提供更加全面、深入的信息資源和知識服務，滿足公眾對知識和文化的需求，促進文化遺產的保護和傳承，同時也可以提高檔案館的社會影響力和公信力，推動檔案館事業健康發展。因此，提高檔案館公共服務能力已經成為當前檔案館工作的重要任務之一^[4]。

檔案館公共服務應具備基本的收集、保管、利用、數字化、宣傳、交流等功能，還承擔著保存人類文化的職責。只有提升檔案館的公共服務能力，才能實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”。改善工作中重機關、團體利用，輕個人利用的現象，要求檔案館不斷拓展公共服務功能，突顯其文化性、開放性、服務性、特色性和休閑性特征，建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系^[5]。

檔案館提高自身公共服務能力的必然性

檔案館的公共服務能力會直接影響檔案館作用的發揮，其可以帶來以下幾個方面的好處。

第一，更好地滿足公眾需求。檔案館是為公眾服務的機構，公共服務能力的提高可以更好地滿足公眾需求。例如，為公眾提供更加全面、深入的檔案信息查詢服務，為用戶帶來更多樣化的參觀體驗等。

第二，提升檔案館的社會影響力。隨著社會的發展，公眾對檔案館的要求也在不斷增長。提高公共服務能力，可以讓檔案館更好地滿足社會需求，從而提升檔案館的社會影響力。

第三，加強檔案的保護和利用。檔案館所收藏的檔案是具有歷史、文化、科技等多重價值，提高公共服務能力可以讓公眾更好地認識和理解檔案，從而提高檔案的利用率。

第四，改善檔案館的管理、運營模式。檔案館公共服務能力的提高需要借助現代化技術，創新管理方法，這也將提升檔案館的管理和運營水平。

總之，提高檔案館自身的公共服務能力是必要的，這不僅可以提升檔案館的社會影響力，還可以加強檔案的保護和利用，同時也能夠提升檔案館自身的管理和運營水平^[6]。

提升檔案館公共服務能力的途徑

重視檔案館館藏資源建設

檔案館的公共服務能力與其館藏資源的豐富程度密切相關。因此，檔案館應當加強對檔案館館藏資源的建設和管理，不斷提升館藏資源的數量和質量。此外，檔案館還應該積極利用數字化技術和網絡技術，將館藏資源數字化，使之可以更加便捷地為民眾服務。檔案館還應該加強對檔案館藏資源的收集、整理和利用，提高檔案館藏資源的質量和可用性，滿足公眾對信息資源和知識服務的需求^[7]。檔案館的規劃設計要超前，功能分區要科學，設施配置要完善，要采取系統設備“一步到位”的配置方法，確保發揮檔案館啟用后的各項功能。從檔案資源的交流與共享來說，檔案資源條塊分割，各守一方。目前，許多綜合檔案館和專業檔案館之間并未建立起有效的檔案信息資源共享機制，這導致檔案館之間的檔案資源難以共享。同時，由于各檔案館對目錄信息的管理方式不同，沒有形成一個標準化的目錄信息管理系統，使得不同檔案館之間的目錄信息無法實現互通。因此，需要加強各檔案館之間的合作，共同建立檔案信息資源的標準化管理和共享機制，以便各檔案館實現檔案資源的共享和利用。

提高檔案服務意識，強化檔案服務理念

檔案館工作人員應該樹立服務意識，積極主動地向公眾提供信息咨詢和知識服務，秉持開放共享的服務理念，推動檔案館工作從“過去式”向“現在式”和“未來式”轉變。檔案館公共服務能力的提高不僅在于檔案館工作人員技術的提升，更在于其服務意識和服務理念的提升。因此，檔案館應該通過開展培訓、講座等形式，提高檔案工作人員的服務意識和服務理念，使之具備更加專業化、細致化的服務能力。

扁平化組織結構

檔案館的組織結構應當更加扁平化，要強化各個職能部門之間的溝通和協作，形成高效的工作機制。此外，檔案館應當建立健全績效評價制度，確保工作人員的績效與其工作能力相匹配。檔案館應該實現組織結構扁平化，縮短決策時間和執行周期，提高檔案工作人員的工作效率和應變能力，從而為公眾提供更加及時和優質的服務。具體扁平化組織結構包括以下幾個方面。

部門化組織結構。

檔案公共服務部門作為一個獨立的部門，隸屬于上級機構，可以形成相對獨立的工作體系，實現更加高效的運作。

職能化組織結構。

根據檔案公共服務的職能和任務，設置相應的職能部門或職能小組，創建職能分工明確、協同配合的工作模式。

項目化組織結構。

以項目為中心，組織相應的團隊進行檔案公共服務，項目完成后解散團隊，以提高工作效率和靈活性。

矩陣式組織結構。

在職能化或部門化基礎上，加強橫向協調，形成一種交叉式的組織結構，以實現資源共享、信息交流等目的。

自組織式組織結構。

推崇自主管理和自組織理念，鼓勵員工自發組建小團隊，自主開展檔案公共服務工作，構建更加靈活、高效的服務模式。

建立高校圖書館組織聯盟

檔案館可以與高校圖書館等相關機構建立組織聯盟，共同開展檔案信息資源的共享和交流，提高服務效率和質量，擴大服務范圍。此外，通過聯盟合作，檔案館還可以開展更加多樣化的公共服務活動，提高公共服務的覆蓋范圍和影響力。

轉變職能，使檔案館成為公共服務的示范窗口

檔案館應該轉變職能，將自身定位為公共服務的示范窗口，加強對公眾需求的了解和反饋，不斷創新服務內容和方式，提高服務滿意度。并且要加強對公眾的宣傳和教育，積極組織公共服務活動，向公眾展示檔案館的館藏資源和公共服務能力，提升公眾對檔案館的認知和信任度。

豐富檔案館的信息資源

擴大檔案館的收集范圍

檔案館可以積極收集與本地區有關的歷史文化、社會經濟等方面的信息資源，如歷史文物、古籍、報刊、地方志等；還可以收集現代文獻、數字檔案等新興的信息資源。

建立檔案資源共享平臺

檔案館可以建立檔案資源共享平臺，將所收集的信息資源進行分類整理，形成多樣化、立體化的信息資源庫。同時，通過互聯網和社交媒體等渠道向社會公眾提供便捷的信息查詢、下載和利用服務。

普及檔案資源的利用方法

檔案館可以通過組織各類活動，向社會公眾普及檔案資源的利用方法和技巧，引導社會公眾更加深入地了解和利用檔案資源。

加強數字化建設

隨著信息技術的發展，數字化建設已經成為檔案館發展的必然趨勢。檔案館可以加強數字化建設，將紙質檔案數字化，并開發相應的數字化服務平臺，以便更好地向社會公眾提供數字化服務。

建立檔案資源開放機制

檔案館可以建立檔案資源開放機制，根據相關法律法規和政策，將部分信息資源免費向社會公眾開放，促進檔案資源的共享與利用，同時也可以吸引更多社會力量參與到檔案資源的保護和利用中來。為滿足公共服務的高要求，提升檔案信息的公共性和全面性，可以借助計算機網絡技術，實現檔案信息資源的整合和綜合利用，通過數據化進行信息傳遞，根據組織架構開放相應的管理權限。還可以定期開展座談會、專題講座，設置報紙專欄，觀看檔案專題片，在網上公布檔案目錄，引導市民參觀檔案館，以及開展檔案進社區、進農村、進校園等形式多樣的檔案文化惠民活動。積極創新檔案文化傳播方式，用各種媒體打造多重平臺，尤其注重新媒體的傳播作用。通過大數據技術對檔案館可開放和可管理的資源進行整合，一方面可以方便用戶查找所需要的資料，另一方面可以為檔案館管理提供便利。

拓展檔案服務的渠道

不斷拓展檔案服務渠道的目的是為了更好地滿足用戶的需求，提高檔案服務的質量和效率，同時也可以降低檔案服務的成本。通過數字化轉型、移動化服務、云服務、智能化服務等手段，可以讓用戶更加便捷地查詢檔案資料，加強用戶與檔案服務機構之間的互動和交流，提高檔案服務的透明度和可信度，進一步推動檔案事業發展。此外，通過創新手段不斷拓展檔案服務的渠道，有利于保護和傳承歷史文化遺產，促進社會和諧穩定發展。

利用移動應用程序

建立檔案館移動應用程序，促進檔案資源數字化，為公眾提供便捷的查詢、瀏覽和下載服務。檔案館通過移動應用程序可以將服務推向更廣泛的社會群體，并滿足不同人群對檔案資源的需求^[8]。

利用各大社交媒體平臺

利用微信、微博、抖音等社交媒體平臺，向社會公眾推廣檔案資源的利用價值，也可以通過社交媒體平臺與社會公眾進行互動，提升社會公眾對檔案館的信任感和認可度。

利用虛擬現實技術

檔案資源管理是一個適用虛擬現實技術的領域。通過利用虛擬現實技術，可以將檔案館中的珍貴歷史文獻、照片、錄音等資源數字化并以三維形式進行展示，讓人們可以更加直觀地了解相關歷史事件和文化背景。同時，虛擬現實技術還可以為研究人員提供更加便捷和高效的檔案資源查閱服務，進一步促進文化和歷史研究的發展。

利用大數據技術

利用大數據技術分析社會公眾對檔案資源的需求和利用情況，以便更好地滿足社會公眾的需求，并及時調整檔案服務的方向和內容。

建立合作共享機制

建立檔案資源合作共享機制，與其他機構、企業等建立合作關系，加強檔案資源的保護和利用。

人才建設

從育人角度來說，要增強對檔案人才的教育和培養，學校檔案專業課程的設置應以實際工作為導向，從源頭考慮。在教學過程中，應該注重提升學生的實踐能力。在工作過程中，要通過各種形式的培訓教育、自修自學等持續開展檔案教育工作，并加強對學生人文素質和綜合素質的培養。

從用人角度來說，要優化員工隊伍結構，對人才進行合理配置和使用，優化人才隊伍結構，根據各部門的工作任務和各崗位的具體要求，對新招人員設定年齡、學歷、技術能力等方面的基本要求，使之有利于員工成長和檔案館的健康運行。

檔案館逐步從封閉、半封閉狀態走向開放的狀態是一個循序漸進的過程，是時代發展的必然趨勢。在新的歷史階段，檔案工作必須不斷創新，其中最重要的任務之一是提高檔案工作的公共性和社會性，在意識、體制、公關、資源、服務、人才等各方面多措并舉，增強公共服務能力，提升公共服務水平，努力實現檔案館的社會功能，充分發揮檔案館的公共價值，促進檔案館的健康可持續發展。

參考文獻

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[2]劉媛媛.檔案工作創新需注意拓展公共服務功能[J].山西檔案,2007(S2):17-18.

[3]楊朝偉,蔣敏華.對拓展檔案公共服務的思考[J].中國檔案,2009(11):54-56.

[4]馬麗.檔案館公共服務的幾點思考[J].蘭臺世界,2011(27):27-28.

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[7]李映天,吳薇.美國國家檔案館:用社交媒體打造檔案文化傳播的新平臺[J].蘭臺世界,2013(13):107.