人工智能技術在檔案管理中的應用

人工智能技術是我國科技發展的不竭動力。人工智能技術在檔案管理中的應用推動檔案管理工作朝著智能化、數字化發展，對其檔案服務理念產生了變革式影響，使檔案服務更加智慧化�，F從我國檔案管理的具體情況出發，著重剖析人工智能技術在檔案管理中應用的相關情況，希望能夠給予相關工作者一些參考借鑒。

人工智能是計算機技術的重要組成部分，在大數據時代被廣泛應用。在當前的大環境下，互聯網+人工智能將成為推動社會經濟發展的中流砥柱，為實體經濟的轉型和發展注入力量。將人工智能技術應用到檔案管理中，可以在一定程度上促進檔案管理工作向高標準、高質量、高效率提升，促進檔案管理智能化發展，從而實現二者的深度融合。

人工智能技術在檔案管理中的應用價值

提升檔案管理工作效率

隨著時間的推移，電子檔案的數量不斷增加，其內容與格式也越來越復雜，傳統的處理方式會影響檔案的管理效率，阻礙檔案管理工作的開展和優化。但是人工智能技術的出現加快了檔案管理工作的進程，使其變得更加便捷高效，數字化技術正是通過建立數據庫將電子檔案管理系統與媒體文件有效結合，形成一個真正的檔案信息數據庫。人工智能技術的智能檢索功能具有很強的分辨技術，檔案管理人員利用此項技術可以細化檔案內容，過濾不符合單位要求的相關數據，使收集到的信息更加精準，減少檔案檢索時間。此外，人工智能還可以構建出智能的信息運行系統，有效連接檔案管理工作的各個環節，從而實現更加專業、科學的管理[1]。

在處理檔案管理工作時，可以使用人工智能技術對檔案信息進行智能檢索和分類，從而準確找到圖片或文字信息。同時，應用人工智能檢索技術，可以對搜索關鍵詞進行有效拓展與延伸，為檔案管理人員推送相關信息，提高搜索的效率，擺脫人工查閱的弊端。

提高管理工作的安全性

在紙質檔案逐漸被電子檔案替代的當下，檔案管理工作越來越高效便捷，人們也開始關注信息安全這一重要問題。檔案具有保存和利用價值，一般涉及內部人員編制或人事調整等機密信息，需要充分保障其安全性。傳統檔案管理方法具有不確定性，檔案管理人員可能會受客觀因素的影響，導致思想意識不夠堅定，出現信息泄露或以權謀私等一系列問題。但人工智能技術擁有很強的安全性，它可以通過設置操作權限，智能識別檔案管理人員的信息素——指紋、人臉或聲音，能夠有效避免信息泄漏，同時，通過設置防火墻，增強安全系數，有效避免黑客的攻擊，保護檔案系統免受破壞或恢復被破壞的數據。此外，人工智能技術還擁有強大的數據監測能力，可以通過檢測檔案管理系統的使用行為，對異常數據發出警報，使相關人員提前做好防范，避免發生意外情況，有效保障檔案信息的安全[2]。

實現檔案管理的信息共享

在網絡化、數據化的互聯網時代，共享數據檔案是檔案管理工作健康發展的一個重要路徑，也是社會對檔案管理工作提出的新要求。傳統檔案管理工作中對于檔案的借閱、查閱、歸還等工作均需使用紙質文件，以上級層層審批的方式開展，故其管理工作流程較為復雜。人工智能技術的應用可以實現利用計算機相關軟件等建立高效的信息共享平臺，繼而通過平臺對檔案內容進行統一處理與審批，在網絡中完成審批工作，這有效地簡化了審批流程，提升了檔案借調工作的效率；通過網絡共享平臺，將一些檔案、文件在企業內部公開，利用共享技術方便員工查閱。例如，集團在開展新人培訓時，需要新人對企業的發展歷程、發展概況與集團文化有一定的了解，因此會將這些不具有機密性但涉及企業內部的信息以共享的形式向員工公開，由此，內部員工便可以用自己的ID或賬戶登錄并查閱集團的發展情況或相關信息，這有助于減輕檔案管理人員的工作負擔[3]。

檔案管理中人工智能技術的具體應用

檔案安全管理方面

應該將人工智能技術廣泛應用在檔案安全管理中。當前，人臉、指紋或虹膜等智能識別技術在檔案管理工作中的應用較為廣泛，有效地杜絕了安全隱患，提升了信息安全水平。其一，智能識別技術應用在門禁系統中。在門禁系統中輸入管理人員的人臉、指紋或虹膜，不僅方便檔案管理人員進出，還可以將一些無關人員或沒有權限的人員阻擋在門外，為庫房安全提供保障。其二，智能識別技術貫穿于文件查看中。以醫藥集團為例，醫藥集團中存在許多涉及病人隱私的資料、人事檔案或文書檔案，這些檔案大多屬于企業機密，無關人員不便查看。針對此類文件，企業可以將查閱人員設置為醫院的領導或核心成員，在系統中錄入這些人員的指紋、人臉或虹膜，從而保護集團內的機要文件。另外，如果出現虹膜或指紋多次不匹配的情況，系統還會將警告內容傳送給相關領導，形成有效的檔案風險防控預警機制。在此基礎上，檔案管理人員可以及時發現窺探人員并給予其保護措施，從而緩解部分檔案管理人員的工作壓力。其三，視頻監控也體現了智能識別技術的作用。通過智能建模，識別跟蹤目標，分析目標的行為與動機，為檔案管理人員提供預警信息，保障檔案管理安全。其四，人工智能技術可以在檔案網絡系統中設置防火墻自動攔截入侵者，阻止非法者或病毒入侵，避免發生網絡安全事故[4]。

檔案信息收集方面

檔案管理工作的第一個環節就是檔案收集工作，正是檔案收集推動了檔案庫的產生。隨著互聯網的飛快發展，檔案信息的數量與種類不斷增加，使網絡信息檔案收集工作變得困難。電子檔案是指通過數字化的形式，將信息存儲在計算機介質中，并以網絡通信的方式對信息進行整合，形成與紙質檔案的相互對照。因此，利用人工智能技術可以更高效、更快捷地收集檔案信息。例如，一些公司利用智能代理收集信息，通過智能代理的多種代理結構，自動分析、過濾并收集使用者所需要的信息，使信息收集的自主性與交互性相結合。不僅如此，智能代理技術還可以在收集的過程中將電子信息按用戶的要求進行自動轉化，它可以將以圖片、音頻形式存在的文檔信息通過語音或文字識別技術轉化為文本，便于檔案后續工作的開展。如果一些檔案因客觀條件而模糊或不清晰，智能代理技術還可以利用圖像處理技術對文檔進行重建，確保文檔的有效性。

檔案信息分類與檢索方面

檔案檢索是指檔案管理人員根據需要在檔案數據庫中查找相關的文檔。但是目前我國檔案資料過于繁雜，檔案的數目與種類還在不斷增加，導致檔案管理人員需要耗費大量的時間檢索檔案信息。而人工智能技術可以簡化檢索內容，提高檢索效率。首先，智能檢索技術可以根據檔案的價值、信息的重要程度對檔案進行合理排版，當檔案管理人員對某一類檔案進行檢索時，系統會按照一定的標準優先為其顯示相關內容。其次，人工智能技術可以將搜索功能變得智能化，其能夠借助文字或圖像識別功能提取紙質檔案中的文字，再利用自然語言處理技術將文字整理成檔案信息，代替人工輸入，這極大地提高了檢索效率。此外，人工智能技術可以利用大數據分析檔案管理人員的檢索記錄，向其推送匹配程度較高的關鍵詞，節省檢索時間[5]。

對于檔案的分類，人工智能技術還可以通過整合各種數據信息對檔案進行嚴格的分類，不僅可以自動分類和組織數據庫中的檔案信息，還可以根據檔案管理人員的指令對信息進行整合優化，對檔案數據進行科學分類。與傳統的人工檔案管理相比，人工智能技術的應用在很大程度上提高了檔案的檢索與分類效率，減輕了檔案管理人員的工作壓力，確保了檢索的準確性與有效性。

檔案用戶服務方面

檔案管理工作的本質是服務大眾，因此具有一定的服務性。而人工智能以其個性化、智能化的技術為用戶提供了便捷的人事檔案服務。例如，智能型服務機器人的出現為用戶提供了輔助檔案借閱、解決相關問題等更加全面的服務。

人工智能技術還可以通過大數據分析不同用戶的行為習慣，為其提供相對應的檔案信息，真正實現檔案服務的人性化。例如，在醫療領域，AI技術以檔案庫中的內容和信息為樣本，將醫生的診療信息、患者的就診信息分別精準地推送給搜索者，提高了醫院的工作效率與規范性。使用人工智能技術對用戶操作的行為軌跡等進行挖掘，可以有效地發現用戶的隱性需求，從而為客戶提供更為準確的動態信息。

人工智能技術在檔案管理中的應用措施

加強管理團隊的建設

檔案管理工作是企業或集團中較為重要的一個部分，因此，企業在檔案管理中要加強對檔案管理團隊的建設，大力引進技術型人才，以提高人工智能技術應用在檔案管理工作中的價值，促進二者實現深度融合。第一，企業或集團要明確檔案管理智能化的深刻內涵，明確規定檔案管理崗位的應聘人員的任職條件，保障檔案管理人員的專業性。另外，企業應加強對檔案管理人員的技術培訓，增加其知識儲備，促使其在檔案管理過程中靈活運用人工智能技術。第二，檔案管理人員不僅要做到按制度辦事，還需要具備一定的創新意識，能夠基于檔案數據庫找到創新檔案管理的新方法、新手段等，在崗位中充分發揮自身的主觀能動性，不斷提高檔案管理水平[6]。

      引進管理設備與技術

雖然人工智能技術在檔案管理中的應用已經相對普遍，但是部分企業在檔案管理工作中依然存在諸多困難.這是因為企業檔案管理模式落后，服務形式單一或技術落后，難以將信息資源的智能化和數字化有效結合起來。為了促進檔案管理規范化、智能化發展，企業應采用最新的檔案管理設備，引進各類新興技術。首先，企業或集團可以通過智能軟件提升檔案的收集、整理與分類能力，全面加強檔案管理的技術。其次，企業還可以與第三方技術機構合作，實現檔案管理的現代化，提升檔案管理水平，有力防范在信息化建設過程中出現的安全隱患。最后，要制定并出臺檔案信息化的相關建設規劃，持續更新技術設施，積極推動人工智能技術在檔案管理中的進一步普及與應用[7]。

      保障檔案管理信息安全

大部分利用人工智能技術的檔案都以電子檔案的形式保存在互聯網中，但是由于互聯網具有開放性與不確定性，在一定程度上威脅了企業檔案管理的信息安全。因此，在將人工智能技術應用到檔案管理工作中時，企業需要加大財力、物力、人力等資源投入，保證檔案信息的安全性。第一，企業應完善檔案數據資源庫的一系列功能，方便相關人員在查閱信息時正常開展安全認證工作，并且需要設置更高級別的授權或許可用于查看涉及的相關隱私信息，以便加強數據庫的安全性。第二，企業要規范檔案管理人員的操作管理行為，從規章制度、管理細則等方面入手，充分發揮管理監督作用，規范人事檔案管理人員的管理行為，提高檔案管理人員的安全意識，最大程度地控制人為操作可能存在的風險，促進數據庫的風險防范。第三，企業在將人工智能技術應用到檔案管理工作中時，要給予其充足的資金支持，及時更新與完善數據庫系統，有效提升檔案數據資源庫的安全性[8]。

綜上所述，在人工智能時代，探索人工智能技術與檔案管理工作深度融合是滿足用戶使用需求的必要途徑。傳統的檔案管理工作已無法適應時代發展的變化，存在很多不足之處。將人工智能技術廣泛應用到檔案管理工作中，使用智能技術改進檔案管理制度，能夠使檔案信息的收集、檢索與分類工作更加科學規范，為用戶提供更加方便、快捷、人性化的服務，更好地滿足用戶多方面需求，構建高效、優質的檔案管理體系，提高檔案管理工作效率。

[1]王振華.探究人工智能技術在檔案管理工作中的應用[J].參花(下),2022(08):50-52.

[2]楊澤文.人工智能技術在人事檔案管理中的應用[C]//中國管理科學研究院教育科學研究所.2022電腦校園網絡論壇論文集.[出版者不詳],2022:279-281.

[3]張亞琪.人工智能技術在人事檔案管理中的應用[J].商業文化,2022(16):31-32.

[4]劉宏龍.淺析人工智能技術在檔案管理中的應用與發展[J].商業文化,2022(16):39-41.

[5]湯津行.人工智能在檔案管理工作中的應用研究[J].辦公室業務,2022(06):171-172.

[6]王星宇.人工智能技術在人事檔案管理中的應用[J].黑龍江檔案,2021(06):128-129.

[7]許巍巍.人事檔案管理中人工智能技術的應用[J].黑龍江檔案,2021(06):150-151.

[8]謝波.淺析人工智能技術在檔案管理信息化中的應用[J].機電工程技術,2019,48(11):40-42.